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Chats im Unternehmen - Gefährlich? (Hier geht es nicht um Datenschutz!)

Steve vom Wege
Geschäftsführer

Alles muss schnell gehen. Feedback wird sofort benötigt. Jeder muss anwesend sein und das überall. Emails: viel zu aufwendig. Die Lösung: Chatten. Spätestens für Mitarbeiter im Home-Office oder Freelancer, wird ein Chat-System nicht mehr wegzudenken sein.

Probleme mit Chatten in Unternehmen

Chatten ist ja prinzipiell eine bequeme Sache, doch diese bringt ein Paar Probleme mit sich, die mach sich unbedingt bewusst machen sollte.

Datenschutz

Ich machs mal kurz, einfach weil Datenschutz mittlerweile keiner mehr hören will, aber ich muss es erwähnen: Viele Unternehmen chatten mit WhatsApp & Co. - Dass das nicht Datenschutzkonform ist, brauche ich wohl nicht erwähnen (tja, habs soeben irgendwie doch getan). Business Chats in WhatsApp & Co. bringen übrigens noch weitere Probleme neben Datenschutz mit sich! Dazu aber gleich mehr...

Kosten & gefährliche Informationslücken

Es gibt kostenlose Chats, die können eher wenig und es gibt bereits recht flotte Lösungen, in denen man auch Dateien und mehr austauschen kann, diese kosten dann Geld. Daneben müssen diese Systeme aber auch irgendwie gepflegt werden. Denn alles was in diesen Chats passiert, bleibt in diesen Chats. Das ist allerdings ein gefährliches Verhalten, da wichtige Informationen, bzw. Daten, aus Chatverläufe vom eigentlichen Unternehmens- und/oder Projekt-Prozess abgekoppelt werden.

Neuigkeiten zu einer Projektaufgaben werden somit zwar im Chat besprochen, aber selten auch direkt im Projektmanagement hinterlegt.

Nacheiniger Zeit wird der Chat immer mehr zum zentralen Knotenpunkt des Unternehmens. Besonders in Unternehmen, in denen zu 100% im Home-Office gearbeitet wird. Es beginnt mit einem "Moin!" in die "Allgemein" Gruppe und endet mit einem "Ich bin dann ma weg, bis morsche!", während dazwischen alle Arbeitsabläufe im Chat liegen gelassen werden, welche am nächsten Tag durch gefühlt tausend neue Nachrichten vernichtet wurden. Nächste Woche geht dann das große Suchen im Chatverlauf los. Und dann der große Schreck: Man hat nur das "Basic" Paket gebucht und nicht das "Super Mega Kranke Deluxe" Paket für 300 EUR pro Benutzer, weshalb leider nur die letzten 5.000 Nachrichten gespeichert werden.

Das Ende vom Lied

Ein Chat ist eine tolle Idee, doch leider auch eine riesen Gefahr für ein Unternehmen, wenn man nicht diszipliniert damit umgeht. Jeder Chat Verlauf ist zu einem Müll- und Scheiterhaufen verdammt. Es wurde viel kommuniziert und wenig geschafft. Ein riesen Chaos entsteht.

teamstage macht es anders

Tja, das haben wir uns auch gefragt. Das gute ist: wir haben die Lösung! Stell dir mal vor, dein Chat wäre dort, wo auch deine Aufgaben, Kunden, Support-Tickets, Rechnungen, Wissensdatenbanken usw. liegen. Stell dir vor, die könntest mit einem Klick auf egal welche Chat-Nachricht eine Verbindung zu einem Datensatz der eben genannten Komponenten, bzw. Modulen, herstellen. Stell dir vor, der Chat ist bidirektional mit jedem Modul verknüpft und macht somit Dokumentationen zu einem Träumchen.

Mit unserem Kommunikationsmodul in teamstage, haben wir genau das geschafft! Und es geht noch viel weiter. Unser Kommunikationsmodul ist nicht nur ein Chat, sondern auch eine VoIP Plattform. Und es geht NOCH WEITER! Teamstage protokolliert Gespräche über VoIP automatisch in einem Wiki-Dokument und gibt dieses parallel als Chatverlauf wieder, sodass man im Nachgang noch einmal aus Aussagen eingehen kann (selbstverständlich alles freiwillig. Nach dem Motto: man kann das so machen, muss man aber nicht.). Und alles datenschutzkonform und sicher, versteht sich.

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